Documentación Requerida para transición a las nuevas autoridades.

Documentación Requerida para transición a las nuevas autoridades.

1. Solicitar al ministro actual una presentación resumen de:

• Identificación de los programas prioritarios en ejecución y breve descripción.
• Los retos de mayor relevancia de cada Ministerio para identificar las situaciones que requerirán de una atención especial.
• Indagar sobre los temas e iniciativas del Ministerio pendientes de ejecución.
• Problemas por solucionar.

2. Recursos Humanos

• Conseguir el organigrama vigente del ministerio y el numero de contacto del personal clave.
• Identificación de personal clave e influenciadores dentro de la organización.
• Conseguir listado, en Excel, de empleados (fijos y contratados) con la siguiente información
  • Nombre
  • Cedula
  • Fecha de entrada
  • Fecha de Designación en cargo actual
  • Cargo
• Condición:
  • Funcionario de Carrera Administrativa
    • Fecha de entrada
    • Soporte de entrada
• Funcionarios de Estatutos Simplificados
• Empleados Temporales
  • Contratado
• Compensación
  • Sueldo
  • Bonos
  • Beneficios adicionales (gasolina, tarjeta de crédito, seguros, dietas, etc.)
• Identificación de posiciones vacantes.
• Identificación de personal existente clave para la continuidad.

3. Licitaciones del Ministerio (En curso y pendientes)

• Listado de licitaciones o concursos:
  • Adjudicadas y no Iniciadas.
  • Que estén en ejecución.
  • Pendientes de adjudicación
  • Programadas consideradas como de alta relevancia·      
• Para cada Licitación obtener:
  • Pliegos licitación
  • Acta de Adjudicación
  • Empresa o Consorcio ganador
    • Representante Legal
  • Contratos firmados (Original y cualquier addendums)
  • Monto Licitación
  • Forma de Pago y establecimiento de hitos para pagos
  • Estatus o Progresos
  • Informes internos sobre ejecución
  • Monto pendiente de pago y fechas estimadas de pagos

4. Cuentas por cobrar

Reporte de añejamiento de las cuentas por cobrar que contenga las siguientes informaciones:

• Nombre de Suplidor
• Monto adeudado
• Días de añejamiento

5. Cuentas por pagar

Reporte de añejamiento, en Excel, de las cuentas por pagar que contenga las siguientes informaciones:

• Nombre Suplidor
• Monto adeudado
• Días de añejamiento

6. Obligaciones

• Listado, en Excel, de todas las obligaciones no comerciales existentes (Prestamos internacionales o locales, garantías otorgadas, etc) con fechas de materialización en casa de que aplique.
• Listado de contratos vigentes
  • Contraparte
  • Monto ejecutado
  • Monto pagado
  • Monto pendiente
  • Vencimiento
  • Copia de los contratos

7. Compras / Suplidores

• Listado de Suplidores, en Excel, con compras realizadas en los últimos 24 meses
  • Nombre e Razón Social
  • Monto

8. Listado de Demandas y Contingencias Pendientes 

• Objeto de la demanda
• Demandante
• Fecha 
• Monto involucrado
• Abogados a cargo

9. Tecnología

• Listado de los proveedores de internet (cloud, etc)
• Informaciones de acceso (login, passwords, email de recuperacion) a los dominios, redes sociales y webs (A Definir procedimiento)
• ​Determinar procedimiento para creación de nuevos emails y password

10. Regulaciones y normas

• Listado de todas las normas y regulaciones emitidas por cada ministerio en los últimos doce meses

11. Finanzas

• Posición de caja de cada ministerio.
• Solicitar la Datos sobre presupuesto:
  • Aprobado
  • Ejecutado
  • Modificado
  • Pendiente de ejecución.

12. Relacion con Congreso

• Listado de proyectos de ley que tocan o tienen algún impacto en el ministerio
• Identificación de cualquier Obligación de reporte al Congreso sobre cualquier iniciativa del Ministerio en cuestión y la frecuencia de esta.

13. Acuerdo internacionales  y otras entidades

• Coordinación con Gerencia Financiera de cada ministerio sobre los procedimientos utilizados en la elaboración de los presupuestos